檔案存儲的長久性決定了檔案卷宗表面、庫房空氣中或多或少會產生霉菌、細菌及有害氣體，不僅造成了檔案的破壞，還對長時間工作在檔案庫房的管理人員造成身體上的傷害。空氣質量監控優化系統可以很好地解決這些問題。

該系統采用甲醛、苯、氨氣、氡、二氧化碳、PM2.5等多種有毒氣體傳感器，24小時實時監控庫房內的有毒有害氣體，并實時通過后臺軟件、LED信息播報屏、手機APP終端軟件及時播報監測數據，并發出預警信息。