隨著“智慧城市”的推進，對于檔案管理的未來發展提出了明確要求，那就是要實現更加智能化，集中化的管理檔案，包括檔案收集、整理、存儲、保護、利用等方面。傳統的檔案管理方式需要耗費大量人力，工作繁雜切效率低，該在管理方式下的檔案總體條件很難達到檔案保管所需要的理想條件，蟲鼠防護，溫濕度控制，安防防護等達不到檔案管理的要求。

  檔案室智能化建設的必要性不言而喻。傳統檔案管理的問題在于信息檢索不便、存儲空間有限以及安全性不足等方面。而智能化建設通過利用先進的技術手段，可以實現檔案的數字化存儲和管理，解決了這些問題。智慧檔案館主要是以一體化智能管理平臺為中心，功能上主要體現在對傳統檔案管理環節“智慧化”建立的多重系統，包括檔案庫房安全防護系統，環境測控系統，消防系統，RFID實體檔案管理系統等構成，實現了對檔案庫房的全方位管理及保護。

  從未來發展的大趨勢來看，傳統的檔案管理已經不能滿足現代檔案館建設的要求，而智慧檔案館建設是未來檔案館建設與發展的大趨勢，是未來時代發展的硬性所需，是檔案對社會提供積極價值的基礎保障。通過智能化建設，我們可以開創數字化時代的檔案管理新篇章，提高檔案管理的效率和質量，推動社會的發展和進步。