1、計算機時代下的智能化管理　　隨著信息時代的到來，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統一性的管理標準制度的保障下，如檔案整理標準、統計標準、技術指標等被嚴格規定下來，這為實現統一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數據庫中信息資源的建立。

　　從檔案管理自身發展來看，其一，隨著信息化時代的到來，檔案管理的數量、種類不斷增加，其形式不斷發生變化，如現代的電子檔案、數字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識化的今天，檔案容量不斷增加，其內部信息量的增加，必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證，而要實現對新形式、新內容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識容量提升，對知識的要求量遠遠超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實現資源共享提供了開放性的平臺，這就利于實現檔案價值。其二，現存檔案自然老化、人為損失的現象嚴重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護檔案原件、延長檔案壽命，同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險，并針對于損失文件采用數字拷貝等方式進行復原處理，這對保護原檔案起到了積極作用。

　　2、檔案管理智能化發展趨勢

　　2.1智能化存儲

　　與傳統的檔案管理方式相比，智能存儲是計算機系統本身最重要的智能特征，其改變了傳統的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統運行智能存儲管理軟件，來支持多種文件和操作系統，以實現存儲資源的虛擬化。計算機智能化存儲其最重要的特征就是信息容量性，在現代檔案信息大容量的環境下，計算機以數字化、程序化的存儲方式，縮小信息空間，以數據庫、內存等形式，將信息進行存儲，這就提升了信息的存儲空間。其二，提升存儲設備之間的信息聯系，并有效實現備份、容錯、改錯、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實現了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實現檔案使用價值。

　　2.2智能化檢索

　　隨著計算機技術的發展，文獻檢索的智能化特征越來越明顯。在現代檔案管理中，答案存在的形式越來也多，既有文字、數字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲信息，也有異地存儲信息，而要獲得相關性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實現文獻資源的享用，而在智能化管理條件下，計算機將檔案信息進行歸類后進行整體性存儲，在檢索過程中，以文獻、檢索詞等信息為基礎，對文獻進行分類排列，這就提升了文獻檢索的準確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻，而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類，突出了文獻的重要性和性能，進而提升了文獻選用率。

　　2.3智能化應用

　　檔案管理智能化將檔案進行信息化、數字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進行檔案采用時，以網址、程序的形式進行搜索，同時，網絡提供的大規模空間，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業性、科研型共享資源，在很大程度上實現了資源共同利用價值，進而以檔案使用的反作用，實現了檔案的豐富與發展。當然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業與客戶之間的交流，加強兩者之間的了解度與合作度，可以進行商情預測，提升企業市場預測力，可以進行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。

　　3.、提升檔案管理智能化的措施

　　3.1完善管理機制

　　各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會成為數據庫之間、數據字段以及運行程序之間的聯系，在進行計算機網絡化管理中，一定要將其進行統一化規定，從而提升數據庫的完整性和安全性；制定統一性標準，管理標準的完整性與一致性是衡量管理的重要指標，這就要求進行規范性的制度約束，強調各個管理部門與管理信息的鏈接性，以實現檔案信息網絡暢通無阻。

　　3.2鞏固保障因素

　　在進行硬軟件建設中，要加強專業數字化設備的設置，實現配備的統一性，實現硬件設備的型號統一、購置統一、內部系統統一；充分利用設備功能，實現自動轉化、編制、檢索、存儲、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。

　　3.3提升人員素質

　　加強檔案管理人員的專業技能培訓，面向檔案管理的基本技能與計算機技能，尤其是計算機系統和網絡安全防護知識，保障管理工作的信息安全性和工作的科學性；注重基礎性工作管理，加強收集、整理、保存等環節的協調性，保證檔案管理質量化；加強素質教育與培訓，促使工作人員樹立良好的崗位意識、職責意識和服務意識，提升檔案管理智能化的質量。